Ключовите организационни навици
Една надеждна система на организация, която да използвате редовно, може да превърне разбъркания ти ден в такъв на концентрация, ефективност и спокойствие.
Това е нещо, което научих всъщност чрез повтаряне на грешки: когато излезех от релсите на организационните си навици, денят ми ставаше по-лош. Превръщаше се в ден, изпълнен със стрес и лудост, и аз не можех да се концентрирам върху нищо. Всичко се стоварва на главата ми и така е през цялото време, и винаги се тревожа дали не пропускам нещо и дали не би трябвало да правя нещо друго.
Но когато се съсредоточа върху системата ми и навиците ми влязат в правия път, нещата се случват по-гладко. Чувствам се добре от това, което върша, и съм в пъти по-способен да оставя излишните мисли да си отидат и да се фокусирам върху това, което ми предстои, уверен, че всичко е на мястото си.
Ще ви покажа моята система след малко, но нека първо да поговорим какво прави добрата организационна система и как работи.
Защо да формираме организационни навици
Няколко важни причини
1.Стрес: Стресът в големи количества влияе много негативно върху здравето ви. Ако имате добри навици, с които да се справяте с всички неща в живота ви, ще се стресирате по-малко за всичко. Ще се тревожите по-малко, че изпускате нещата извън контрол; ще се чувствате уверени и ще приемате по-добре нещата, които ви предстоят.
2.Ефективност: Ако сте в състояние да въплътите всички неща, за които се тревожите в една надеждна система, ще можете по-добре да се концентрирате върху предстоящите ви задачи. Ще можете да бъдете по-ефективни с всяка задача, защото цялото ви внимание ще бъде насочено там.
3.Взаимоотношения: Открих това, че взаимоотношенията са най-важното нещо в живота ми – в личен и професионален план. И най-добрият начин изградя силни взаимоотношения е да бъда човек, на който може да му се има доверие.А най-добрият начин да бъда такъв, е да изпълнявам своите задължения. Ако сте организирани, вие по-лесно и качествено ще изпълнявате поетите ангажименти и отговорности. Организацията в голяма степен е управление на задълженията.
Изграждане на организационни навици
Разбира се, това не би било надеждна система, ако ние на практика не я използвахме – тук се намира разковничето. Ние често забравяме да използваме нашата система, защото имаме стари навици, които не могат да бъдат заличени лесно.
За щастие можем да заменим старите си навици с нови чрез практика. Отнема около седмица на много съзнателно усилие да се направи това, но после се превръща във все по-автоматично действие.
Ето ги и навиците:
- Създайте собствено място за всичко. Изградете си собствена система. Навикът обаче се забелязва, когато нещо седи в пощенската ви кутия или в отворен прозорец на интернет търсачката ви, или някъде другаде, но не и на своето място. И тогава, намирайки му място – понякога това означава, че съзнателно обособявате нова кофа специално за такъв тип неща.
- Не отлагайте – поставете го на мястото му веднага. Старият навик да отсрочвате /отлагате/ е да го свършите по-късно. Не! Това отлагане води до разпадане на системата. За една седмица направете дълбоко осъзнатото усилие да не отлагате, а вместо това отделете няколко секунди да сложите информацията, задачите, срещите и всички подобни неща, където им е мястото. Не отнема много време, но първо трябва да си дълбоко осъзнат за това
- Не живейте в пощенската кутия. Имаме навика да държим пощенската си кутия отворена или често да я отваряме. Това означава, че непрекъснато сте в очакване на отговор, вместо да се съсредоточите. Вместо това, отворете кутията и едно по едно поставете входящите писма на местата им и ги архивирайте. Възможно е и да не стигнете до края на списъка, но предпазвате себе си от постоянното преглеждане на едни и същи неща в пощенската ви кутия отново и отново.
- Преглеждайте системата всяка сутрин. Създайте си навика да преглеждате списъка си със задачи и календара всяка сутрин в рамките на 20 минути /следете времето/, за да знаете, че нещата са си по местата. Преместете задачите от списъка ЗА ДНЕС в списъка ЗАВЪРШЕНИ, от списъка ЗА ТАЗИ СЕДМИЦА в този ЗА ДНЕС, от този ЗА ПО-КЪСНО към ТАЗИ СЕДМИЦА, от ВХОДЯЩИ към подходящия списък и така нататък. Поставете задачите от календара в списъка ЗА ДНЕС. Знайте къде се намира всичко. След това излезте и се заловете за работа.
източник:ladymagazine.bg
снимки:Pinterest